Datenschutz im Unternehmen – so klappt es

Unternehmen müssen strenge Vorgaben beachten, wenn es um den Datenschutz und die Datenverarbeitung geht. Oft werden durch große Unternehmen SAP Jobs angeboten, um eine umfassende Datenverarbeitung sicherstellen zu können. Geht es aber um den Datenschutz, sind noch mehr Punkte wichtig.

Datenschutzbeauftragte – eine betriebliche Absicherung

Ein Unternehmen ist dazu angehalten, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten festzulegen. Es ist wichtig, diesen Schritt durchzuführen und den Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dessen Name wird in den notwendigen Informationen vermerkt und kann auch durch die Aufsichtsbehörden abgefragt werden. Dies gilt übrigens auch für Abmahner, die nachprüfen, ob alle Datenschutzregeln eingehalten werden. Ein Datenschutzbeauftragter muss bei allen Unternehmen vorhanden sein, die mehr als 10 Mitarbeiter haben.

An das Verarbeitungsverzeichnis denken

Ein weiterer Schritt ist das Verarbeitungsverzeichnis. Dieses ist in der DSGVO geregelt. Diese Vorgabe gilt für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern. In das Verarbeitungsverzeichnis kommen die elektronischen Personalakten und die Kundendateien, die Nutzung von Software im Unternehmen und auch Programmen zum Versand von E-Mails. Ebenfalls darin aufzulisten sind Social-Media-Accounts sowie Informationen rund um eine Webseite des Unternehmens. Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben dazu, wie das Verarbeitungsverzeichnis aussehen muss. Es gibt allerdings Muster, mit denen gearbeitet werden kann.

Ein Verarbeitungsverzeichnis ist auch für das Unternehmen selbst hilfreich, um einen guten Überblick über den aktuellen Stand der Datensicherheit und Datenverarbeitung intern zu bekommen.

Auf die Suche nach Lücken in der Datensicherheit gehen

Die Vorgaben in der DSGVO sind klar definiert. Nun ist es wichtig, anhand dieser Vorgabe zu prüfen, ob es im Unternehmen Schutzlücken gibt. Sind diese vorhanden, müssen sie schnell korrigiert werden. Es gibt verschiedene Punkte, die an dieser Stelle kontrolliert werden sollten. Das beginnt schon bei der Datensparsamkeit. Unternehmen sind dazu angehalten zu prüfen, ob die Verarbeitung der jeweiligen Daten wirklich notwendig ist. Zudem sollte auf mögliche Löschfristen geachtet werden. Sie geben Aufschluss darüber, bis zu welchem Zeitpunkt Daten behalten und bis wann sie gelöscht werden müssen.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Zugriffsrechte. Nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen sollte einen Zugriff auf alle Daten haben. Wie werden die Zugriffsrechte an die Mitarbeiter vergeben? Auch dieser Punkt muss bei der Prüfung der Datensicherheit berücksichtigt werden.